1

Пояснения

Письмо заявка - основной документ отдается (как понятно из адресатов в 2-а места А. в администрацию области Б. в администрацию района, в котором находится полигон). С этого документа снимается ксерокопия, на которой, поочередно, по мере того как документы относятся с начала в областное ведомство, которое занимается молодежью (наименование, данное в болванке является ориентировочным и может меняться в зависимости от организационной структуры органов исполнительной власти конкретного региона) а затем в районную администрацию, ставятся штампы канцелярий (или приемных руководителей) о том что комплект документов, направляемых с этим письмом приняты, с указанием даты приема, времени и ВХОДЯЩЕГО НОМЕРА.

Лучше всего передать настоящее письмо, вместе со всеми приложениями за 1 меся 10дней до срока обозначенного как начало мероприятия. За данным комплектом следует вести контроль, посредством периодических телефонных (и если необходимо, то личных контактов с приемными и/или непосредственно ответственными работниками органов МСУ и Исполнительной власти). ТАКИМ ОБРАЗОМ, готовятся три комплекта документов: в область, в район, и на орг. группу (с него снимаются копии для всех членов орг. группы)

ПЛАН организационно-технических мероприятий - живой план который уже был использован пари подготовке и проведении маленькой игрушки в Саратове. Теперь по пунктам:

1. : "...Подготовка и проведение совещания членов организационной группы по вопросу подготовки комплекта документации и взаимодействия с органами исполнительной власти и органами МСУ..." проходило так: собрались мы втроем и решили, что нужно было бы подстраховаться с нашими "любимыми властями" по тому как не так давно реконструкторам то же обломали полигон. Ну вот и сказали мне что мол я готовлю все бумажки и занимаюсь их передачей куда надо, а остальные подписывают там где надо. Вот и все совещание, но мероприятие то прошло, формально конечно, но ...

5. Совместный выезд может и не состояться,. Но пункт быть должен, мала ли захотят проехаться... Особенно помните, что в нем должны принимать участие сотрудники и областной и районной администрации.

6. НИ В ОДНОМ ДОКУМЕНТЕ не употребляется слов "ИНТЕРНЕТ" или иных не понятных "иноземных" терминов", так же стоит крайне избегать таких слов из ролевого жаргона, как "МЕРТВЯТНИК", "МАСТЕРА", "ИГРОКИ", "ПРАВИЛА" , "ИГРОТЕХИ", "ЛЕКАРИ" , "СТРОЯК" и тд. . Так же с особой осторожностью, обосновав это в справке информации о проводимом мероприятии стоит употреблять различные религиозные термины (потому как могут подумать - СЕКТАНТЫ тут в лесочке собираются на свой шабаш) .

9. Т.К. мероприятие было маленькое, мы действительно проводили общую встречу, если мероприятие крупное, то этот пункт исчезает.

11. Очень важный пункт. ПОСЛЕДНЯЯ летучка, на ней выясняется степень готовности ВСЕХ. И особенно к этому последнему совещанию лучше собрать ВСЕХ членов орг. Группы., обозначенных в СПИСКЕ ЧЛЕНОВ ОРГ.ГРУППЫ.

СПИСОК ЧЛЕНОВ ОРГ.ГРУППЫ Распределение орг. Обязанностей закреплено, но может меняться, в связи с изменением категорий участников. Может появится ряд помощников членов орг. Группы как например это произошло в случае с - помощником заместителя главного координатора организационной группы, ответственного за техническое соответствие и материально-техническое обеспечение, ввиду объективной необходимости чтобы данному члену орг. Группы кто-то помогал, ибо объем слишком большой, равно как и то, что провисает с контролем одна из категорий участников, хотя и почти невероятная, но тем не менее...

КРАТКАЯ ИНФОРМАЦИЯ о состоянии ролевого движения - документ в принципе не обязательный, но его на будущее крайне неплохо бы сделать, с каждым годом обновляя итоговые цифры, что называется нарастающим итогом, на несколько десятков человек каждые полгода. (документ болваночный и состоит из неких вопросов и рекомендаций на которые стоит ответить в этом документе) ПОМНИТЕ что справка КРАТКАЯ и вся информация должна быть на одной странице.
КРАТКАЯ ИНФОРМАЦИЯ о мероприятии (см в самом документе выделенное красным.) - такой же как и предыдущий документ. Объем возможно расширить до 1,5-2 страниц
КАТЕГОРИИ участников и СПИСОК участников

СПИСОК участников готовиться с указанием паспортных данных участников.

Список участников предоставляется ТОЛЬКО на относительно мелкие (до 50 человек) мероприятия . В остальных случаях предоставляются КАТЕГОРИИ при этом в СПРАВКЕ ИНФОРМАЦИИ обосновывается предоставление КАТЕГОРИЙ масштабом проведения, выражающимся в ориентировочном количестве участников. За каждой категорией участников лучше прописать своего ответственного за категорию согласно списку организационной группы.

КАРТА-СХЕМА - пояснять нечего, ибо тут должна быть географическая карта местности на которой планируется проведение мероприятия. Единственное, это то, что шапочка с названием самого документа и прописанные условные обозначения сохраняются.
ПРОГРАММА мероприятия. В случае с относительно жестким сюжетом мы прописываем и "некое наполнение" как указано в примере. Если сюжет совсем не жесткий, то начиная с основного времени игры просто пишется: в графе "дата и время" ДАТА с 09.00 до 23.00 ч. - Основное время первого дня мероприятия.

Каждый день начинается в 09.00 часов и заканчивается СТРОГО в 23.00 часов - ОТБОЕМ (формальность) - это связано с началом и окончанием светового дня ЛЕТОМ. ПОНЯТНО что заканчивать игру в 23.00 часов вполне возможно никто не захочет, но формальность, есть формальность, просто для того, чтобы власти видели определенный порядок и режим дня. Лучше всего если вы оставите "наполнение" Церемонии открытия и церемонии закрытия постоянным.

СПИСОК приглашенных на мероприятие, состоит из должностных лиц администраций области и района, если таковые захотят быть на открытии и закрытии, и пишется он по форме СПИСКА орг. Группы, только без указания контактных данных.